Project Online caso de éxito . Empresa #1 en el mercado de las telecomunicaciones en Panamá. Siendo líderes en innovación y calidad se vieron en la necesidad de encontrar una herramienta para gestión de proyectos que mejore su productividad, se integre fácilmente con sus sistemas y les permita un mucho mejor retorno de inversión. La solución ganadora fue Microsoft Project Online hacia la cual, este gigante de las telecomunicaciones junto con Business IT, migró sus proyectos para lograr una mejor gestión, seguimiento, control y optimización de sus inversiones.
Nuestro cliente:
Empresa líder en el sector de comunicaciones con la mayor participación en el mercado de las telecomunicaciones en Panamá. Cuenta con una novedosa oferta en productos y servicios de productos a nivel nacional con internet, telefonía fija y TV pagada con una moderna red de fibra óptica.
Es el primer proveedor de internet de banda ancha en Panamá, evento que dio inicio al lanzamiento constante de otras innovaciones como el internet inalámbrico y las velocidades en el mercado como el Internet Xtreme.
Líder en servicios digitales, Pay Per View (PPV), el contenido gratuito de Video On Demand (VOD), Alta definición (HD) y el conveniente servicio de DVR; además, ha logrado que estos se conviertan en productos de alto consumo gracias a su visión de ser una empresa que entrega soluciones integrales y servicios con compromiso y excelencia a sus clientes.
El reto:
Para la gestión de los proyectos de la organización, El cliente operaba con Daptiv PPM, una herramienta diseñada para la gestión de Portafolio de Proyectos.
Entre las principales limitaciones de la herramienta, podemos destacar:
- Limitantes para el manejo granular de proyectos o tareas de pequeño y mediano tamaño.
- Complejidad para la construcción y mantenimiento de reportes.
- Personalización de la herramienta de alta complejidad.
- Se necesita de un alto nivel de entrenamiento a nivel de administración de la herramienta para su gestión y mantenimiento diario.
- Limitantes en las capacidades del aplicativo Daptiv de escritorio.
- Alto costo anual del servicio.
Debido a las limitantes de Daptiv nivel del aplicativo de escritorio, el cliente utilizaba Microsoft Project como herramienta para manejo de cronogramas.
Esto, provocaba un retrabajo en el manejo de los proyectos, su documentación, reportes e indicadores, lo que impactaba de forma directa en la productividad de la PMO de la empresa.
PROJECT ONLINE, Oportunidad de Solución y Servicio. La solución ganadora:
Con la intención de aportar una solución colaborativa y eficiente, Business IT presenta Microsoft Project Online. Una solución que permite a la dirección y gerentes de proyecto, compartir sus ideas, desplegar proyectos y obtener visibilidad instantánea sobre el estado de salud de los proyectos. Los usuarios del sistema tienen la posibilidad de acceder a los datos de los proyectos, ubicados en la nube, desde cualquier lugar, en cualquier momento, obteniendo así una Visión Unificada de los Proyectos de la Organización.
Tecnologías empleadas:
Microsoft Project Online
Microsoft Power BI
El Proceso
Se inició los trabajos realizando labores de análisis y consultoría conjuntamente con el cliente, con el fin de determinar con la mayor exactitud posible las necesidades y requerimientos en materia de gestión de proyectos, para conocer en detalle que metodología de trabajo que se estaba aplicando.
Una vez terminada la fase de análisis, se dio inicio a la etapa de configuración y adaptación de la solución PPM, en base a los requisitos transmitidos por el cliente, que seguía metodología PMO para el control de la cartera de proyectos.
En una segunda etapa, se llevó a cabo las personalizaciones sobre la plataforma, para mejorar el control general de los proyectos del cliente.
Diferenciadores de Valor
La propuesta de Valor presentada por Business IT, no solo estaba basada en el reemplazo de una herramienta por otra, sino en la adopción de mejores prácticas PMI, para la gestión de la misma, lo que trajo como resultado, la implementación de una solución flexible basada en la nube, mejorando la gobernanza de sus proyectos. Business IT determinó que Microsoft Project Online encajaría en Cable Onda porque proveería a la fuerza laboral de fácil acceso a los datos de proyectos, en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Con esta solución basada en la nube, el cliente puede obtener reportes utilizando datos en vivo, facilitando así la toma de decisiones alrededor del desarrollo de los proyectos.
Especialistas de Business IT asistieron en la implementación, entrenamiento y en el proceso de proveer consultoría y guía al cliente antes, durante y posterior al proceso de implementación. De igual manera fueron provistos Programas y Reportes de Estado de Proyectos personalizados para la solución.
Información rápida y fácil sobre el estado global de los proyectos:
Ahora, utilizando Project Online con la reportería de Business IT, el cliente obtiene vistas instantáneas del estado de todos los proyectos. El equipo PMO de Rafael Cedeño, ya no requiere gastar 40 horas todos los meses compilando reportes manualmente. “Para el momento en que se creaban los reportes de estado, ya los datos estaban vencidos,” Dijo el cliente. “Con Project Online, mi equipo ahorra 40 horas mensuales en crear reportes, y la gerencia toma decisiones usando datos vigentes”.
Adicionalmente opina que, “Ya consideramos que esta herramienta es esencial para apoyar un enfoque común para la iniciación y gobernanza de proyectos en todo el mundo. Hemos visto beneficios significativos en términos de evitar la duplicación de esfuerzos y aumentar el valor estratégico de nuestra cartera de proyectos en general”.
Acceso desde cualquier lugar a los datos de los proyectos
“Cuando te encuentras en constante movimiento o fuera de oficina, es de vital importancia el poder contar con soluciones que te permitan trabajar desde cualquier lugar,” “Ahora nosotros podemos acceder a Microsoft Project Online de manera estándar, independientemente al dispositivo y el lugar en que nos encontremos.”
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Licenciamiento Flexible
La solución cuenta con un esquema de licenciamiento flexible que se ajusta a cada uno de los roles que forman parte de la organización de proyectos, permitiendo así optimizar la inversión en este aspecto, logrando ahorros anuales de un 60% a nivel de licenciamiento de la plataforma.
Plataforma Basada en la Mejora Continua
La implementación de la solución está respaldada por un Servicio de Mejora Continua de parte de Business IT. Servicio que está basado en el acompañamiento constante al cliente, para el desarrollo y mantenimiento de la plataforma, reportería, tableros de control entre otros.
Project online, beneficios de la Plataforma
- Con Project Online, el cliente cuenta con una sola herramienta para seleccionar, generar, manejar y monitorear el portafolio de proyectos de la organización.
- Cable Onda tiene visión completa del portafolio completo de proyectos, significa que Cable Onda tiene mejores datos sobre la entrega de proyectos soportados por Project Online de principio a fin considerando:
- La explotación de la información asociada a cada proyecto.
- Control en tiempo real de tareas, recursos y plan de proyecto.
- Control de los cambios, incidencias y riesgos asociados a cada proyecto.
- Seguimiento muy detallado del control económico de cada proyecto.
Algunas cifras:
- El retorno de inversión está previsto en un período de 24 meses
- Con la implementación de Project Online, Cable Onda obtuvo ahorros aproximados de un 60% anual en la plataforma de gestión de proyectos.
- Aumento de productividad al eliminar 40 horas mensuales para el desarrollo y compilación manual de reporte
En Business IT le apoyamos a implementar estrategias, conozca las soluciones que ofrecemos