Una de las instituciones de educación superior privada más antigua e importante de la República del Ecuador, requería el manejo de la información documental de sus estudiantes de manera digital, para hacer la búsqueda de documentos como actas de Grado y títulos universitarios de sus más de 9.300 estudiantes graduados de una forma más rápida, sencilla y eficiente, a través de un gestor documental y un expediente único.
¿Qué solución se implemento?
Business IT se enfocó en construir un modelo de gestión documenal mediante SharePoint Online como repositorio documental único de la universidad, realizando así la digitalización, indexación y carga de documentos físicos al gestor documental.
Unificando la información del estudiante en un solo expediente digital del estudiante: Expediente único digital del estudiante, digitalizando la información histórica de varios años y generando indicadores de gestión que permitan proporcionar información a los entes de control gubernamental
¿Qué impacto tuvo este cambio en esta institución?
Una vez implementada esta solución se tuvo un cambio importante, reduciendo el tiempo considerablemente para conseguir un expedientes de un estudiante en pocos minutos y con un solo recurso, lo que antes tomaba varios días y 4 personas, brindando un mejor servicio a los estudiantes.
¿Beneficios?
– Documentos ordenados por mes y año.
– Reducción d tiempo en la búsqueda de información relevante para la institución.
-Garantizar el almacenamiento y gestión de la identidad digital del alumno y docente.
-Permitir generar documentos electrónicos de certificación para las administraciones, gestores y autoridades educativas.
– Permitir la interoperabilidad entre administraciones (central, autónoma y local), evitando duplicidad de información, gestión y competencias.