La automatización promete mejoras significativas en costos, calidad y velocidad, pero la realización de esos beneficios requiere un plan de acción por parte de los líderes ejecutivos y de TI que tenga en cuenta los errores comunes. Este es especialmente el caso ahora que la hiperautomatización está aumentando y TI está administrando múltiples iniciativas de automatización simultáneas.
Una encuesta reciente de Gartner muestra que casi el 60 % de las organizaciones persiguen, en promedio, cuatro o más iniciativas de hiperautomatización simultáneas. “Los líderes deben tratar la automatización como un principio a adoptar, en lugar de un proyecto a realizar, y deben ser conscientes de los errores comunes que pueden conducir a fallas”, dice Nicole Sturgill, VP Analyst de Gartner.
Conozca los 10 errores comunes de automatización que debes evitar:
1. Enamorarse de una sola tecnología: Una vez que una organización ha comprado e implementado con éxito una herramienta de automatización de procesos específica, como la automatización de procesos robóticos (RPA), es natural que los colegas quieran adoptarla más ampliamente. “Sin embargo, el enfoque equivocado es impulsar la automatización desde una única perspectiva tecnológica. En su lugar, dirija con el resultado comercial y luego alinee el conjunto correcto de herramientas”, dice Sturgill.
Acción: Cree una caja de herramientas de tecnologías que proporcionen un conjunto más completo de capacidades para alinearse con una gama flexible de resultados comerciales y enfoques de rediseño.
2. Creer que el negocio puede automatizarse sin TI: Cada vez más usuarios comerciales creen que la adopción de RPA y aplicaciones de código bajo/sin código no requieren la asistencia de TI. Pero los usuarios comerciales pueden carecer del conocimiento de cómo funcionan los registros de datos y de clientes, por ejemplo, y existe el riesgo de manejar mal la información. Además, esas aplicaciones están integradas con otros sistemas, que requieren actualizaciones periódicas. Cuando el equipo de TI no está involucrado, los cambios durante las actualizaciones no se realizan, lo que genera procesos fallidos.
Acción: establecer y financiar un centro de excelencia en automatización, muy parecido a un centro de excelencia en DevOps, que incluya personas que colectivamente posean una variedad de habilidades y conocimientos organizacionales, como habilidades analíticas y de mapeo de procesos, habilidades técnicas, conocimiento comercial y experiencia en gobierno de TI.
3. Pensar en la automatización es siempre la solución: La automatización puede ser la mejor opción a largo plazo para los procesos comerciales y de TI, pero los líderes no pueden usarla simplemente para cubrir las brechas en un proceso mal diseñado. La automatización no está destinada a compensar fallas en los sistemas o aplazar el reemplazo del sistema; usar la automatización de esa manera simplemente extiende la vida útil de las aplicaciones heredadas subóptimas al crear ahorros que enmascaran las ineficiencias subyacentes.
Acción: Evaluar las ventajas y desventajas de la automatización frente al reemplazo del sistema, la funcionalidad adicional y la estrategia de integración.
4, No involucrar a todas las partes interesadas: La automatización, por naturaleza, tiene un amplio impacto en la empresa, lo que significa que debe involucrar a las partes interesadas de toda la organización para la toma de decisiones y la firma. Por ejemplo, si la adopción de nuevos procesos de automatización cambia la naturaleza de los roles de las personas, involucre a Recursos Humanos; los cambios en los derechos de acceso y las identificaciones, o los requisitos del servidor deben involucrar seguridad o TI.
Acción: Asigne la responsabilidad de la gestión de las partes interesadas a un miembro específico del equipo dentro del centro de excelencia de automatización.
5. No dedicar suficiente tiempo a las pruebas: Las tecnologías de automatización solo funcionan cuando los algoritmos y las reglas son exactamente correctos. Las tecnologías pueden parecer fáciles de usar, pero no perdonan cuando se programan incorrectamente. Pueden arruinar muy rápidamente los datos comerciales y no lograr el resultado comercial deseado.
Acción: asegúrese de que las pruebas examinen el proceso de principio a fin y no solo verifiquen las funciones de automatización y la programación. Pruebe y audite exhaustivamente la integridad de los datos cuando ejecute su selección de herramientas de automatización.
6. Desperdiciar esfuerzos en procesos demasiado complicados: A veces, las organizaciones se encuentran en un atolladero al automatizar un proceso. Eso sucede con mayor frecuencia cuando los procesos no están bien documentados o no se entienden, si el flujo de trabajo no es consistente o si hay demasiadas variantes en el proceso de toma de decisiones. No pierda tiempo y esfuerzo al no detener dichos procesos de inmediato.
Acción: Desarrolle un conjunto de reglas o pautas para descartar procesos y tareas que no estén preparados para la automatización. Por ejemplo, base las pautas en la cantidad de pasos del proceso, la cantidad de integraciones requeridas o la claridad del proceso existente.
7. Tratar la automatización como una simple replicación de tareas: El uso de herramientas de automatización para copiar exactamente lo que se está haciendo manualmente pierde un beneficio fundamental de la automatización: mejorar el proceso de extremo a extremo para crear una mejor experiencia para el cliente y el empleado. Si el rediseño de procesos no es parte del proceso de automatización, puede usar la herramienta de automatización incorrecta y perder el resultado comercial que espera lograr.
Acción: cuando busque implementar nuevas herramientas de automatización de procesos, primero evalúe completamente y aplique una metodología de reingeniería de procesos, como Six Sigma o pensamiento de diseño, para garantizar que la automatización pueda brindar resultados de la mejor manera posible.
8. No monitorear en postproducción: Al igual que cualquier implementación de sistema, los proyectos de automatización requerirán una amplia participación práctica de TI después de la implementación. Por ejemplo, para las implementaciones de RPA, establezca evaluaciones continuas, monitoreo y controles de calidad regulares para garantizar que los robots hayan sido programados correctamente y continúen funcionando como se espera. Esto evita enormes tareas de limpieza de datos.
Acción: en general, establezca procedimientos de posproducción para permitir que los gerentes de operaciones supervisen y auditen continuamente las herramientas de automatización.
9. Usar las métricas incorrectas para medir el éxito: Es típico medir las aplicaciones y herramientas tecnológicas para garantizar que funcionen según lo diseñado. Sin embargo, esto no refleja si el proyecto tiene éxito o no. Medir el impacto en los procesos y en la empresa en su conjunto es clave para el éxito de la automatización.
Acción: Centrar la medición del éxito de la automatización en los KPI que cuantifican específicamente el resultado comercial que se supone que debe lograr la implementación de la automatización.
10. Ignorar la cultura y el impacto de los empleados: Si bien es fundamental centrarse en cómo adoptar y escalar la automatización, es igualmente importante considerar el impacto en los empleados, especialmente si se eliminan o reinventan los roles.
Acción: Anticipe cómo pueden reaccionar los empleados y asegúrese de que sus equipos de automatización comuniquen activamente cómo implementarán el cambio, involucrando la gestión del cambio y recursos humanos, cuando sea necesario.
Para obtener más información sobre soluciones de Hiperautomatización, contáctenos: expertos@grupobusiness.it
¡Gustosamente atenderemos todas sus dudas para ayudarlo a proteger su organización!
Fuente: Gartner
