¿Cuántas veces has invertido en sistemas tecnológicos para tu empresa y finalmente los usuarios ocupan menos del10% de la totalidad de su funcionalidad?
Si este es tu caso, no te preocupes, en realidad es más común de lo que parece, ya que en un proyecto tecnológico simplemente se presta más atención a la implementación, pruebas, salida a producción, etc. pero al usuario final (que es el que va a usar la solución y garantizar el éxito de la inversión), en el mejor de los casos se lo toma en cuenta para la capacitación en el funcionamiento de la solución de una manera muy general y rápida.
Para evitar estos contratiempos consideramos importante incorporar un proceso de Gestión del Cambio que puede ejecutarse en paralelo a la implementación de la solución o en todo caso si no lo hiciste este es el momento de hacerlo.
La ejecución de este proceso incluye los siguientes pasos:
- Analizar detenidamente cuáles son los procesos que afectan la inclusión de este sistema dentro de la organización.
- Seleccionar actores importantes que trabajen diariamente con los procesos detectados en el paso anterior.
- Generar talleres con los actores en donde se les explique la razón por la se adquirió este sistema y en que medida les va a beneficiar en el día a día.
- En los talleres identificar cuáles son los problemas que tienen los usuarios en los procesos y como el sistema podría resolverlos. Es importante hacer estas actividades para demostrar el valor del nuevo software solucionando los problemas que el usuario enfrenta en su día a día.
- Del listado de problemas obtenido, se prioriza un máximo de 10 escenarios de negocios que servirán para demostrar la utilidad de la solución adquirida. Toma en cuenta que un escenario de negocio debe estar conformado por:
- El problema detectado
- ¿Qué áreas son afectadas?
- ¿Qué se espera obtener con el sistema?
- ¿Qué funcionalidad o módulo del sistema soluciona el problema?
- ¿Cómo identifico que fui exitoso en resolver el problema (KPI)?
- Incluir un nombre que permita que los usuarios asocien fácilmente la solución mediante la ejecución de una campaña de comunicación y socialización. Por ejemplo: Cómo encontrar un Contrato de manera eficiente.
- Una vez completado los pasos anteriores estamos listos para realizar el lanzamiento, en donde se comunicará oportunamente a los colaboradores de la organización esta iniciativa por medio de una campaña de comunicación, que puede ser mailing, bocetos, etc. Este período de comunicación es importante para capacitar a los nuevos agentes multiplicadores de cambio. Estas personas estarán involucradas directamente y cuentan con un perfil específico (liderazgo, tecnológicos, influenciadores, etc), estarán visibles para el resto de usuarios y ayudarán a los demás en el uso del sistema.
- Para ejecutar el lanzamiento del sistema, se sugiere utilizar elementos visuales para llamar la atención e identificar a los usuarios líderes.
- Una vez completado este proceso se debe medir los resultados e identificar los aspectos de mejora.
Con estos sencillos pasos se podrá observar cambios importantes en la empresa y que permitirá sacarle el máximo provecho a la inversión realizada. En Business IT contamos con un grupo importante de profesionales expertos en este tema y estaremos gustosos de apoyarte.
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